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Les 5 piliers de la productivité

1. Prendre conscience de l’utilisation de son temps

Commençons par un exercice. Soyez honnête avec vous-même, respirez et répondez à cette question: combien de temps passez-vous chaque jour sur Internet? Je ne parle pas du temps consacré à faire des recherches, je parle de celui que vous passez à lire vos flux RSS, votre compte Twitter ou vos mises à jour sur Facebook. Etes-vous sûr(e) de votre réponse? Pour le vérifier, vous pouvez télécharger un petit outil gratuit, RescueTime, qui analyse le temps que vous passez sur votre ordinateur. Faites donc le test pendant un mois et vous verrez quelle utilisation vous faites réellement de votre temps.

On a souvent tendance à se voiler la face sur le temps qu’Internet nous fait perdre. Sollicités de toutes parts, nous sommes tiraillés entre les e-mails qui s’enchaînent, les fenêtres de chat, le téléphone et le niveau variable de notre motivation, qui nous pousse parfois à lire la Une du Monde au lieu de boucler un projet en attente. Vous êtes-vous déjà retrouvé à la fin d’une journée entière passée sur l’ordinateur avec l’impression de n’avoir rien fait? Vous avez gaspillé votre temps et finalement, vous auriez mieux fait d’aller vous promener, ça vous aurait fait prendre l’air!

Toutes les démarches qui nécessitent de la motivation (arrêter de fumer, perdre du poids, bien gérer son argent, gérer son temps….) débutent de la même façon: être honnête avec soi-même et reconnaître la situation telle qu’elle est. A vous donc de mesurer l’utilisation de votre temps sur votre ordinateur, mais aussi celui que vous consacrez à vos projets! Vous savez, cette traduction de 200 mots qui devait vous prendre 2 heures et sur laquelle vous avez passé la matinée? Savez-vous correctement estimer le temps nécessaire à chaque projet? Pouvez gérer à la fois un projet à long-terme et des demandes à court-terme?

Là encore, il existe un moyen simple de le savoir: le minuteur. Lancez-le quand vous débutez votre travail et arrêtez-le quand vous avez fini. Faites-le pour chaque tâche, qu’il s’agisse de traduction ou de facturation. Là encore, vous allez rapidement prendre de la véritable utilisation de votre temps, le premier pas vers l’efficacité!

2. Choisir les bons outils

Quand on parle de traduction et de productivité, on pense immédiatement aux outils d’aide à la traduction comme Trados. Il est indéniable que si vous êtes spécialisé dans un domaine particulier et traduisez des documents dont la structure, la phraséologie ou la terminologie varie peu, c’est une aide précieuse à condition de disposer déjà de mémoires existantes. Pour ma part, je possède une licence Wordfast et même si j’apprécie cet outil, je ne peux pas dire qu’il me fait gagner énormément de temps dans la mesure où je traduis des documents assez différents d’un projet à l’autre et que je ne peux donc pas mettre à profit comme je le souhaiterais les mémoires. De plus, comme vous le savez, je travaille également dans le domaine de l’édition pratique. Là, il est difficile de constituer des mémoires dans la mesure où il me faudrait aligner des livres similaires à la fois en anglais et en français ou en allemand et en français, une tâche fastidieuse est difficile à mettre en place. J’ai donc dû chercher des outils plus adaptés à mes besoins et c’est là que je me suis tourné vers Dragon Naturally Speaking. D’abord sceptique, j’ai dû rapidement reconnaître l’efficacité de sel de cet outil pour la traduction d’édition. En effet, je traduis des livres pratiques dont la structure varie peu d’une page à l’autre, comme dans un livre de cuisine. À chaque page, on trouve à peu près la même chose : la liste des ingrédients, le déroulement de la recette et éventuellement quelques astuces. Avec la dictée vocale, il me suffit d’énoncer les ingrédients les uns après les autres, de dicter le déroulement de la recette et de passer à la page suivante. En termes de productivité, je peux dire que Dragon Naturally Speaking m’a fait gagner un temps considérable, me permettant de traduire un plus grand nombre de pages en peu de temps. Il ne me reste alors plus qu’à éditer ces pages et à corriger les éventuelles erreurs. Tout cela pour dire que les outils qui permettent de développer la productivité ne sont pas forcément ceux auxquels on pense instinctivement. C’est donc à vous d’analyser le domaine dans lequel vous travaillez, le type des textes que vous traduisez, et de choisir l’option qui vous convient le mieux. N’oubliez pas que ce n’est pas le produit le plus cher qui est le plus efficace, on trouve également de très bons outils dans le domaine du logiciel libre.

3. Éviter les interruptions

Pour avoir été à la fois chef de projet en agence et traductrice indépendante, je sais à quel point il est difficile d’éviter les interruptions dans son travail. Quand on est traducteur indépendant, il faut à la fois se montrer disponible et réactif : impossible donc de lire toutes les demandes de devis à la fin de la journée de travail, chaque demande qui arrive dans votre boîte mail doit être traitée en peu de temps. Cependant, avez-vous vraiment besoin de travailler avec les fenêtres de chat de Skype, MSN ou toute autre forme de messagerie instantanée ? C’est à vous d’éliminer le maximum d’éléments perturbateurs et superflus. Vous pouvez par exemple créer des règles sur votre boîte mail pour ne recevoir que les messages de vos clients. Ainsi, vous ne serez pas dérangé par toutes les newsletters, les e-mails commerciaux et autres courriels inutiles que vous aurez bien le temps de lire une autre fois. Dans le livre « la semaine de 4 heures », de Tim Ferriss, l’auteur met en place un système d’auto-répondeur durant la journée : il y explique qu’il consulte ses e-mails à plusieurs reprises à des heures définies et qu’il répondra aux messages reçus lors de la prochaine consultation. L’idée me paraît bonne, même si elle me semble difficilement applicable dans nos métiers. Néanmoins, vous devez apprendre à connaître vos clients pour trouver le système qui vous convient le mieux. Cela en vaut la peine : en diminuant les interruptions tout au long de la journée, vous constaterez que votre niveau de stress va diminuer, que vous gagnerez en sérénité et en l’efficacité.

4. Prendre soin de son corps

Cela peut vous sembler étonnant, mais la véritable clé de la productivité et de l’efficacité réside ni dans la gestion du temps, ni dans les outils qu’on utilise. Ce qui compte avant tout, c’est vous, c’est votre corps et votre mental. N’oubliez pas une chose importante : quand on est sous pression, même si on a l’impression d’être détendu et de savoir gérer le stress, c’est notre corps qui subit en premier toutes nos tensions. Vous savez, ces douleurs dans le dos, dans la nuque, la mâchoire qui se crispe à la moindre contrariété… Toutes ces petites contraintes que l’on inflige quotidiennement à notre corps et qui font tellement partie de notre quotidien que nous n’y faisons presque plus attention. Pourtant, nous devrions y faire attention, car lorsque le corps ne peut plus faire face à ses tensions, travailler devient difficile et la productivité s’en ressent. Il est donc capital d’en prendre soin à tous les niveaux, que ce soit par une alimentation équilibrée, par un sommeil de qualité, en pratiquant la sieste et en faisant du sport. Imaginez-vous donc comme un sportif de haut niveau : si vous ne voulez pas fléchir entre deux compétitions, il faut maintenir l’entraînement et des habitudes saines. Et savez-vous ce qui distingue un bon sportif d’un champion ?

5. Prendre soin de son mental

Oui, si le champion dépasse les autres coureurs, c’est parce qu’il possède aussi l’état d’esprit pour le faire. Il est difficile d’être convaincant dans sa prospection ou d’être créatif dans ses traductions quand on a en tête des choses qui nous tracassent, des soucis financiers ou des petits problèmes du quotidien. Dans son livre « S’organiser pour réussir », David Allen conseille de prendre note de tout ce qui encombre notre esprit. Sur votre ordinateur ou dans un petit carnet, chaque jour, vidangez votre esprit de ce qui l’encombre : la liste des courses, des rendez-vous à prendre, un problème à résoudre… L’esprit humain a tendance à ressasser ce qu’il a à faire jusqu’à ce que la tâche soit accomplie. Si vous la couchez sur le papier, elle sort de votre esprit, mais vous ne l’oubliez pas. Vous pourrez simplement faire ce que vous avez à faire au moment opportun.

Une autre astuce consiste à identifier l’heure à laquelle vous êtes le plus productif (la « Golden Hour »). Exploitez cette heure pour accomplir trois tâches de votre liste : les rayer physiquement sur le papier vous apportera ce sentiment de productivité et d’efficacité et vous aidera à accomplir avec plus de sérénité les autres tâches de la journée. Il est important d’être actif et réactif et de prendre des mesures quand quelque chose vous perturbe. Vous n’aurez pas forcément d’influence sur tous les soucis qui encombrent votre tête, il faudra donc faire un choix : si vous pouvez faire quelque chose, agissez tout de suite. Si vous ne pouvez pas essayer d’oublier. Voici un exemple : si vous êtes inquiets à cause de problèmes graves, comme la faim dans le monde ou les catastrophes naturelles, ne gardez pas cela en vous. Cela ne servirait à rien, si ce n’est à vous troubler et à vous rendre inefficace. Dans ce contexte, à défaut de pouvoir résoudre la faim dans le monde à la force de vos bras, vous pouvez agir de la façon qui vous est la plus accessible, notamment en vous impliquant auprès d’une association, que ce soit en donnant de votre temps ou de votre argent.

En bref, c’est à vous de vidanger votre esprit, de rester actif et serein. Un esprit sain dans un corps sain, ce n’est pas qu’un proverbe, c’est une règle de vie !



Source : mavoisinemillionnaire.com

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